De Volksbank en Ruler zetten AI in om te voldoen aan wetgeving

Zoals iedere bank moet ook de Volksbank voldoen aan het toenemende aantal wettelijke vereisten. Niet alleen als het gaat om financiële toezichtwetgeving, maar ook op andere rechtsgebieden, zoals arbeids- en fiscaal recht. Om zicht te houden op wet- en regelgeving en veranderingen te beoordelen, kwam tot voor kort iedere twee weken een zogenaamde signaleringscommissie bijeen, vertelt Maud du Marchie Sarvaas, Senior Legal Counsel bij de Volksbank. ‘’Verschillende medewerkers raadpleegden bij toerbeurt een aantal openbare websites, zoals Officiëlebekendmakingen.nl, Tweedekamer.nl en EUR-Lex voor Europese wetten. Dit proces was behoorlijk inefficiënt en tijdrovend.’’

Dit moest toch beter en sneller kunnen? In haar zoektocht naar efficiëntie kwam de Volksbank terecht bij Ruler. Ronald van Dijk, Managing Director van Charco & Dique en Ruler: ‘’Wij houden financiële wet- en regelgeving al sinds jaar en dag bij met Ruler. Hierbij scrapen we veel (inter)nationale bronnen en beoordelen welk nieuws relevant is voor onze klanten. Dit wordt vervolgens gerubriceerd en getoond in het legal framework van een klant.’’

‘’Om de Volksbank te helpen om alle relevante wetgeving op een gemakkelijke manier binnen te krijgen, hebben wij onze systemen en scrapers aangepast. Hierdoor worden ook ontwikkelingen in de andere, niet-financiële rechtsgebieden gevolgd. Bronnen die de Volksbank voorheen handmatig bijhield worden nu dus automatisch gevolgd. Vervolgens moesten we een manier vinden om de inkomende items logisch te rubriceren én de uitkomsten te integreren in de reeds bestaande Ruler workflow en overzichten.’’

Bronnen die de Volksbank voorheen handmatig bijhield worden nu automatisch gevolgd.

Om tot een goed product te komen werd een vijfdaagse designsprint georganiseerd. Onder begeleiding van Connext Lab ging het Ruler team samen met de Volksbank aan de slag om een prototype te ontwikkelen.

Van Dijk: ‘’Tijdens de designsprint hebben we samen met de Volksbank een oplossing uitgedacht in de de vorm van een clickable demo, die we direct hebben getest bij gebruikers. Het concept is verder uitgewerkt in een MVP (‘minimum viable product’) die het afgelopen jaar is doorontwikkeld en inmiddels al meer dan een halfjaar wordt gebruikt door de Volksbank.’’

Volgens Du Marchie Sarvaas heeft het gebruik van Ruler het signaleringsproces behoorlijk versneld. ‘’Doordat de signaleringscommissie iedere twee weken haar taak uitvoerde, kon het gebeuren dat nieuws al 13 dagen oud was op het moment dat wij ons erover bogen. Nadat de signaleringscommissie een nieuwe wet of regel signaleerde, werd deze doorgezet naar een groepje specialisten. Als zij bepaalden dat de wijziging inderdaad relevant was, werd het item toebedeeld aan de desbetreffende afdeling voor verdere afwikkeling. Het kon dus zo zes weken duren tot een afdeling zich bewust was van een nieuwe ontwikkeling.’’

‘’In Ruler komen alle ontwikkelingen binnen in de inbox van de betreffende afdeling. De niet-financiële ontwikkelingen komen binnen op één pagina. We hoeven dus niet meer handmatig allerlei websites te doorzoeken. Ook is het nu mogelijk om relevante ontwikkelingen direct door te zetten naar de desbetreffende afdeling(en), waardoor er snel een impactanalyse kan worden gemaakt. Doordat vervolgacties in Ruler worden bijgehouden, kan de afdeling Compliance nu makkelijker zien wie wat beoordeeld heeft en wanneer, en of er actie is ondernomen.’’

Het gebruik van Ruler heeft ons signaleringsproces behoorlijk versneld.

Met het oog op beheerste bedrijfsvoering legde de Volksbank alle stappen in het signaleringsproces vast. Om aan te kunnen tonen dat je niets gemist hebt, moet je immers ook kunnen laten zien welke documenten je allemaal bekeken hebt.

‘’Wij bewaarden ieder nieuwsitem dat we bekeken, maakten overal pdf’jes van en legden de mogelijk relevante items vast in een spreadsheet,’’ vertelt Du Marchie Sarvaas. ‘’Met Ruler is dit veel gemakkelijker. In de workflow leg je eenvoudig vast welke acties je hebt ondernomen aan de hand van binnenkomende nieuwsitems. Je verwerkt als afdeling je eigen inbox. Zo ontstaat er een audit trail waarmee je transparantie creëert binnen de organisatie en richting de toezichthouder. Het proces is daardoor een stuk betrouwbaarder geworden. Maar ook doelmatiger: de taak om iets relevant te achten ligt bij de afdeling die verstand van het onderwerp heeft.’’

‘’Daarnaast kan de compliance afdeling zichtbaar maken hoe zij controleren dat het siganaleringsproces goed is verlopen,’’ voegt Van Dijk hieraan toe. ‘’Zij kunnen daarbij ook aangeven welke implementatietrajecten door (risk based) monitoring wordt beoordeeld.’’

‘’Dankzij onze samenwerking met de Volksbank is Ruler uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Deze maken het makkelijker voor instellingen om aan te tonen richting stakeholders (waaronder toezichthouders) dat zij ‘in control’ zijn van de regulatory changes op alle rechtsgebieden. Ook beschikken instellingen hiermee over een legal framework waarin is vastgelegd aan welke wet- en regelgeving moet worden voldaan en hoe daaraan wordt voldaan.’’

Lees meer over het volgen van overige wet- en regelgeving in Ruler, of probeer Ruler 14 dagen gratis uit.