Als je ‘Alle taken’ selecteert, verschijnt er een overzicht van alle aangemaakte taken. Bij deze taken worden de volgende zaken weergeven:

• gekoppeld aan;
• taak zelf;
• tags;
• verantwoordelijke(n);
• startdatum;
• deadline;
• prioriteit (prio)

Generieke taak

Rechts in het scherm is de button ‘Taak aanmaken’ weergegeven. Als je hierop klikt krijg je de mogelijkheid om een generieke taak aan te maken. Binnen het pop-upscherm kun je de taak omschrijven, een startdatum en deadline selecteren, extra notities opnemen, prioriteren en verantwoordelijke(n) selecteren. Daarnaast kun je aan deze taak een of meerdere tags koppelen en deze taak opnemen in de monitoringsagenda. Ten slotte kun je de taak opslaan of annuleren.

Specifieke taak

In een aantal schermen heb je de mogelijkheid een specifieke taak aan te maken. Aan de onderzijde van het scherm vind je de button ‘Taak aanmaken’. Als je deze selecteert verschijnt er een pop-upscherm. Binnen het scherm kun je de taak omschrijven, een startdatum en deadline selecteren, extra notities opnemen en prioriteren en verantwoordelijke(n) selecteren. Daarnaast kun je aan deze taak een of meerdere tags koppelen en deze taak opnemen in de monitoringsagenda. Je kunt de taak vervolgens opslaan of annuleren.

Een specifieke taak aanmaken kan vanuit de volgende schermen uit de interface:

• Normen, mits je een specifieke norm hebt geselecteerd;
• Beheersmaatregelen, mits je een specifieke beheersmaatregel hebt geselecteerd;
• Risicoanalyse, mits je een specifiek risicoanalyse hebt geselecteerd;
• Monitoringsrapport, mits je specifiek monitoringsrapport hebt geselecteerd;
• Monitoringsagenda;
• Inbox, mits je een specifiek items hebt geselecteerd;
• Legal Framework, mits je een specifiek onderwerp hebt geselecteerd;
• Radar, mits je een specifiek radaronderwerp hebt geselecteerd;
• Consultaties, mits je een specifieke consultatie hebt geselecteerd.

Subtaak

Ook is het mogelijk om een subtaak onder een generieke of specifiek taak aan te maken. Dit doe je door naar de generieke of specifieke taak te gaan en deze open te klikken. In de pop-up verschijnt onderin een vak subtaken, hier kun je er vervolgens een aanmaken. Binnen het scherm kun je net als een generieke of specifieke taak de subtaak omschrijven, een startdatum en deadline selecteren, extra notities opnemen en prioriteren en verantwoordelijke(n) selecteren. Daarnaast kun je aan deze subtaak een of meerdere tags koppelen en deze taak opnemen in de monitoringsagenda. Je kunt de subtaak vervolgens opslaan of annuleren.

Taaksjabloon

Volg je als organisatie altijd dezelfde stappen met een implementatie van bijvoorbeeld wetswijzigingen? Dan kan de beheerder van het account vanaf nu een taaksjabloon aanmaken. Dit doe je door naar beheer te gaan en hier taaksjablonen aan te klikken. Vervolgens kan je door middel van de blauwe button ’taaksjabloon’ te klikken, de taak omschrijven en eventuele tags koppelen. Daarna sla je hem op en verschijnt hij in het overzicht van de beheerpagina taaksjablonen. Vervolgens klik je op de titel van het taaksjabloon en kun je een subtaak aanmaken. Zo zou er een taaksjabloon gemaakt kunnen worden met de titel: ‘Implementatie wetswijziging’ met daarbij de bijhorende subtaken als het doen van de ‘Impact analyse’, ‘gap-analyse’, en de ‘gap closen’.

Zodra de beheerder bovenstaande heeft uitgevoerd, hoeft de gebruiker alleen een taak aan een onderwerp of nieuwsitem te koppelen waarbij hij het sjabloon ‘Implementatie wetswijziging’ selecteert. Alle subtaken staan dan direct in het systeem.

Je kunt een taak afronden door op het keuzerondje voor de taak te klikken. Als je deze selecteert verschijnt er een pop-upscherm waarin je de taak kunt afronden. Daarbij is het mogelijk een motivatie en een monitoringsrapport(en) toe te voegen. Als je vervolgens op opslaan klikt, is de taak doorgestreept. De volgende keer dat je de pagina laadt, is de taak verwijderd uit de planning.

Met de zoekfunctie kun je zoeken binnen de ‘Taken’.

Je ziet standaard je eigen taken, maar kunt met de filterfunctie ook filteren op:

• Gekoppeld aan;
• Mijn taken, iedereen zijn taken;
• Status;
• Tags;
• Afdelingen

Als je ‘monitoringsagenda’ selecteert, verschijnt er een overzicht van alle aangemaakte generieke en specifieke taken waarbij is aangegeven dat ze opgenomen zijn in de monitoringsagenda.

Ook kun je hier zien waaraan de taken zijn gekoppeld, welke tags erbij horen, wie er verantwoordelijk is, welke prioriteit de taak heeft en wanneer de deadline is. Rechtsboven is een button weergeven die de mogelijkheid biedt om een nieuwe generieke taak aan te maken.

Helemaal rechts van het scherm is de button ‘export’ weergegeven. Met deze button is het mogelijk om een Excel-uitdraai te maken van alle taken in de monitoringsagenda.

Heb je meer ondersteuning nodig met het gebruik van Ruler of het opstellen van monitoringsrapporten? De Ruler redactie, bestaande uit consultants van Charco & Dique, helpt je graag. Lees meer over onze hulp bij compliance monitoring of neem vrijblijvend contact met ons op.